Для чего нужна онлайн-касса для ИП?
Онлайн-касса – контрольно-кассовая техника нового поколения с поддержкой фискального накопителя и выходом в сеть интернет. Начиная с 1 июля 2019 года, Федеральный закон № 54 обязывает индивидуальных предпринимателей использовать онлайн-кассы для взаиморасчетов с клиентами и формирования отчетов в ФНС. Действие данного закона распространяется на категории ИП, которые работают в системах ЕНВД, УСН и ПСН. Для предпринимателей на патенте онлайн-касса обязательна при реализации следующих видов деятельности:
- услуги в сфере косметологии и парикмахерского дела;
- ремонт и техническое обслуживание часов;
- ремонт и диагностика компьютерной техники;
- техосмотр и ремонт ТС;
- грузоперевозки и транспортировка пассажиров;
- ветеринария;
- прокат техники, инвентаря.
Полный перечень видов деятельности, подлежащих налоговому контролю, указан в ФЗ РФ № 54 (п.2.1. ст.2).
Принцип действия и функциональные характеристики ККТ
Онлайн-касса предназначена для взаиморасчетов с клиентами и передачи сведений в ФНС. Встроенный фискальный накопитель собирает информацию о пробитых чеках, а дополнительное программное обеспечение позволяет работать с номенклатурой, товарной базой и карточками товаров. Главными преимуществами обновленной ККТ являются:
- автоматический документооборот с ФНС через оператора фискальных данных;
- интеграция с товароучетными системами;
- наличие статистики по продажам;
- возможность отслеживать состояние торговых точек удаленно;
- наличие драйверов для подключения периферийного оборудования (весы, сканеры, ящики).
Электронные и бумажные чеки, выданные клиентам, обладают юридической силой. С ними покупатель может требовать возврат/замену бракованного товара и оформлять налоговые вычеты. В чеках содержится как обязательная информация (адрес ЮЛ, расчетные операции, порядковый номер и прочее), так и маркетинговая (условия акций, реклама, логотип ИП и прочее).
Процедура передачи сведений в ФНС включает несколько этапов.
- В момент продажи товара/услуги касса отправляет данные чека в фискальный накопитель.
- Модуль записывает поступающую информацию, шифрует ее и передает в ОФД.
- Оператор генерирует фискальный признак документа, который пересылает в ФНС и ККТ.
- Касса генерирует электронный чек, который ИП обязан передать клиенту.
Электронный документ отправляется на e-mail или номер телефона покупателя. В некоторых случаях предприниматель может выдать бумажный чек со ссылкой или QR-кодом торговой операции.
Типы онлайн-касс и сферы их применения
Актуальный реестр ККТ ФНС включает 183 модели онлайн-касс. При выборе устройства учитывается специфика бизнеса и величина товарооборота. Например, для продажи крепких спиртных напитков потребуется ККТ с поддержкой ЕГАИС. При реализации маркированных товаров подойдет устройство со встроенным принтером этикеток.
- Фискальный регистратор (ФР) – моноблок без кнопок и экрана с функцией термопечати и поддержкой Wi-Fi-соединения. Для управления устройством оператор использует кассовую программу, установленную на ПК. Бюджетные модели регистраторов подходят для обслуживания малой розницы и сферы услуг. Средняя скорость чекопечати составляет 100 мм/сек. Большинство ФР работают от сети, поэтому не пригодны для обслуживания курьерских служб и выносной торговли, но существуют и модели с АКБ поддерживающие связь через Bluetooth или wi-fi.
- Автономная онлайн-касса – суммирующая касса, оснащенная физической клавиатурой, модемом и АКБ. Не предназначена для работы с товарной базой. Применяется в сфере микробизнеса, когда на точке пробивается до 20 позиций, база не пополняется, а сам ИП не заинтересован в автоматизации бизнес-процессов.
- Мобильная онлайн-касса – устройство, оснащенное кнопочной клавиатурой, принтером этикеток, АКБ и слотом для установки SIM-карты. В отличие от «автономок» работают с наименованиями и базой товаров. Могут быть оборудованы эквайрингом. Подходят для обслуживания сферы выносной торговли, а также курьерских служб.
- Смарт-терминал – стационарная касса с сенсорным экраном и встроенным термопринтером. Оборудована интерфейсами для подключения периферийных устройств, физическими клавишами и предустановленным ПО. В отличие от ФР и «автономок» смарт-терминалы просты в обслуживании и эксплуатации. С их помощью ИП может проводить сложные операции на кассе и анализировать продажи. Устройства подходят для установки в заведениях общепита, малой розницы, а также интернет-торговли. С большим потоком покупателей смарт-терминалы не справятся.
- POS-система – аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации работы кассового узла. Включает компьютер, монитор, физическую клавиатуру, принтер чеков, фискальный регистратор, покупательский дисплей и периферийное оборудование. Подходит для сферы крупного ритейла с ежедневным потоком до 600 чеков.
- Вендинговые модули отличаются компактными габаритами и предназначены для установки в торговых автоматах. Для управления устройством применяются специальные кассовые программы.
ИП чаще всего отдают предпочтение бюджетным, износостойким моделям с ограниченным количеством функций. Особой популярностью пользуются устройства в ударопрочном влагозащитном корпусе.
Кто освобождается от установки онлайн-касс?
Согласно п.9 ст.2 ФЗ РФ № 54 установка ККТ не требуется при взаиморасчетах между ИП и ЮЛ, если оплата товаров/услуг производится банковским, почтовым переводом, либо с помощью контрагентов. От использования онлайн-кассы также освобождаются предприниматели, осуществляющие следующие виды деятельности:
- торговля брошюрами, газетами, журналами;
- реализация ценных бумаг;
- лоточная торговля на ярмарках, выставках, а также в поездах и самолетах;
- продажа горячего питания в учебных заведениях;
- прием стеклотары;
- торговля молоком, рыбой, квасом и керосином (актуально для автоцистерн);
- реализация молока, воды, безалкогольных напитков (на розлив);
- продажа мороженого (в киосках);
- сезонная торговля фруктами и овощами с рук;
- ремонт и окраска галантереи, обуви;
- изготовление ключей;
- продажа бахил в розницу;
- услуги по вспашке огородов, уходе за детьми/престарелыми людьми/инвалидами;
- услуги носильщика;
- предоставление в аренду помещений и машиномест;
- торговля изделиями народного промысла (собственного изготовления).
Индивидуальные предприниматели, реализующие билеты в гос. театры с лотка/рук, освобождаются от применения ККТ. При распространении абонементов/билетов через сеть Интернет/средства связи, ИП обязан выдавать товарные чеки.
Предприниматели, заключившие договор поставки со сторонней курьерской службой, так же освобождаются от установки онлайн-кассы. В данном случае ответственность за печать чеков переходит к курьерской службе.
Штрафы за отсутствие ККТ
Статья № 14.5 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за нарушение правил использования ККТ. За отсутствие онлайн-кассы предпринимателю грозит штраф, размер которого зависит от серьезности проступка:
- минимальный размер штрафа – 10 000 рублей;
- максимальный размер – до 50% от суммы продажи без ККТ, либо фискального накопителя.
Повторное нарушение законодательства может стать причиной принудительной приостановки предпринимательской деятельности.